Halten Sie wichtige Informationen und Entscheidungen, die ein Projekt betreffen, in einem Besprechungsprotokoll fest, um diese mit Ihren Kollegen oder anderen Personen teilen zu können.
Um ein Besprechungsprotokoll erstellen zu können, brauchen Sie
keine Voraussetzungen.
Hier werden Sie demnächst auch das Trainingsvideo zu dem Artikel finden können.
Klickpfad:
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Workspace Koordination > Projekt auswählen > Koordination > Workflows > Besprechungsprotokolle
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Unter "+ Neu" können Sie neue Besprechungsprotokolle anlegen.
- Im Projekt können Sie die zum Projekt hinzugefügten Personen und externe E-Mail Adressen als Teilnehmer angeben.
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Unter "+ Neuen Abschnitt hinzufügen" können Sie neue Inhalte hinzufügen. In einem Abschnitt sind Textfelder zur Beschreibung und für Notizen enthalten. In dem Bereich der Aufgaben, können Sie Aufgaben erstellen. Unter Entscheidungen können Sie getroffene Entscheidungen festhalten. In der Anzahl der hinzugefügten Abschnitte sind Sie unbegrenzt. Unter den Einstellungen können Sie die hinzugefügten Abschnitte auch in der Reihenfolge ändern.
- Bearbeiten Sie in der Navigationsleiste allgemeine Informationen wie Start und Ende, Kategorie oder Teilnehmer.
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Sobald Ihr Besprechungsprotokoll fertiggestellt ist, können Sie dieses unter "Mehr" als PDF exportieren. Versenden Sie Ihr Besprechungsprotokoll unter "Versenden" an die Teilnehmer und Gäste. Diese erhalten einen Link mit Zugang zum Besprechungsprotokoll.
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In der Übersicht über alle Besprechungsprotokolle können Sie die gesamte Liste unter "..." exportieren, über die Mehrfachauswahl einzelne Protokolle löschen oder Protokolle duplizieren, falls Sie Protokolle fortführen möchten. Ebenso kann eingesehen werden, ob Besprechungsprotokolle schon versendet wurden.
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Tipp: Durch das Einteilen der Besprechungsprotokolle in Kategorien können Sie noch besser den Überblick behalten.